Jul 30

Outsourcing Vs Insourcing Dalam Sistem Informasi

Posted by on Jul 30 2010

I.  PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Studi Kasus METRODATA Menuju IT Outsourcing Company

Di area bisnis solusi, METRODATA menuju IT Outsourcing company. Setiap perusahaan pasti memerlukan aplikasi yang  dijalankan berbasis perangkat keras beserta operating systemsnya Ke depan, pelanggan cenderung mengalihkan pengoperasian TI nya kepada IT Outsourcing company. Selain mereka akan bisa lebih fokus pada bisnis intinya, IT Outsourcing meniadakan kompleksitas penanganan TI dari mulai pemilihan teknologi, implementasi, perawatan, hingga masalah sumberdaya manusia  yang  menanganinya.  Selain  itu  kualitas  bisa  dipertahankan  sesuai dengan SLA (service level agreement). Dan tentu saja ada
keuntungan dari sisi finance, kegagalan pemilihan teknologi dan implementasi bisa diminimalkan, dan pembayaran bisa dilakukan secara bertahap yang akan membantu cash flow perusahaan.

Namun menjadi IT Outsourcing company tidak mudah. Selain reputasi yang telah dibangun oleh METRODATA, diperlukan SDM yang terus ter-update dan bersertifikasi terhadap perkembangan teknologi TI terkini. Selain itu, faktor kepercayaan akan menjadi kunci berhasil tidaknya METRODATA menjadi IT Outsourcing company.  IT Outsourcing pun sangat luas cakupannya. Mulai dari Outsourcing :

  • Infrastruktur (helpdesk, asset management, server & storage maintenance, desktop & printer management, call center).
  • Technical   Support     (patch   management, database administration, messaging, network management, security).
  • Operation Support (data center management, back up & recovery,).
  • Business  Process (application  development,  application managed services, application service provider).

Modal  METRODATA  di  Outsourcing ini  cukup  banyak. Berbagai perusahaan besar telah memanfaatkan Outsourcing service METRODATA di berbagai area, misalnya International Nickel Indonesia (INCO), Citibank, ABN Amro, Charoen Pokhphan Indonesia, DHL Indonesia dan Mitra Adi Perkasa serta banyak lagi lainnya. Dan sebagai IT Outsourcing company, aset yang paling berharga  adalah manusia terampil dan profesional. Namun knowledge saja tidak cukup, softskill lain yang diperlukan adalah attitude dan behavior. Karena perusahaan sangat menjunjung tinggi integritas dan kepercayaan serta saling menghormati. Saat ini karyawan  METRODATA berjumlah lebih dari 520 orang karyawan. Mereka adalah aset paling bernilai bagi perusahaan.

Outsourcing harus dipandang secara jangka panjang, karena perusahaan pasti akan mengeluarkan dana lebih sebagai management fee perusahaan Outsourcing, memikirkan mengenai pengembangan karir karyawan, efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit dan lainnya. Masalahnya adalah bahwa kadang-kadang kemampuan in-house perusahaan tidak bisa mengakomodir pencapaian tersebut, sehingga perlu untuk melakukan Outsourcing pada beberapa proses atau layanan IT. Untuk itu dalam paper ini memaparkan keuntungan dan kelemahan dari pengembangan SIstem Informasi dengan menggunakan Outsourcing.

1.2. Tujuan

Penyusunan makalah ini dengan topik berkaitan dengan Outsourcing pengembangan sistem informasi, merupakan tugas akhir perkuliahan Sistim Informasi Manajemen (SIM) sebagai jawaban dari take home exam pada Triwulan 3,  bertujuan untuk menambah wawasan dan memahami pemanfaatan Outsourcing dalam pengembangan sistim informasi serta dapat memberikan pertimbangan dalam pemilihan alternatif untuk melakukan pengembangan sistim informasi.

 


II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Outsourcing

Secara umum Outsourcing diartikan sebagai pemindahan atau pendelegasian beberapa proses bisnis kepada suatu badan penyelia jasa. Dimana badan penyelia jasa tersebut melakukan proses administrasi dan manajemen berdasarkan definisi serta criteria yang telah disepakati. Outsourcing hadir karena adanya keinginan dari perusahaan (perusahaan pengguna / pemesan – user/principal) untuk menyerahkan sebagian kegiatan perusahaan kepada pihak lain (perusahaan Outsourcing) agar ia dapat berkonsentrasi penuh pada proses bisnis perusahaan (core business) Biar lebih kompetitif tujuannya. Karena itu, pekerjaan yang di-Outsourcing-kan bukanlah pekerjaan yang berhubungan langsung dengan inti bisnis perusahaan, melainkan pekerjaan penunjang (staff level ke bawah), meski terkadang ada juga posisi manajerial yang di-Outsourcing-kan, namun tetap saja hanya untuk pekerjaan dalam tenggat waktu tertentu seperti proyek.

Penggunaan Outsourcing seringkali digunakan sebagai strategi kompetisi perusahaan untuk fokus pada core business-nya. Namun, pada prakteknya Outsourcing didorong oleh keinginan perusahaan untuk menekan cost hingga serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan berlipat ganda walaupun seringkali melanggar etika bisnis. Perusahaan yang menggunakan tenaga outsource diketahui 4 alasan menggunakan Outsourcing, yaitu Efektifitas manpower, tidak perlu mengembangkan SDM untuk pekerjaan yang bukan utama, memberdayakan anak perusahaan dan dealing with unpredicted business condition.

2.2 Model-model Outsourcing

Ada beberapa jenis Outsourcing adalah sebagai berikut:

  • Contracting. Merupakan bentuk penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga yang paling sederhana dan merupakan bentuk yang paling lama. Langkah ini adalah langkah berjangka pendek, hanya mempunyai arti taktis dan bukan merupakan bagian dari strategi (besar) perusahaan tetapi hanya untuk mencari cara yang praktis saja.
  • Outsourcing. Penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk mendapatkan kinerja pekerjaan yang profesional dan berkelas dunia. Diperlukan pihak pemberi jasa yang menspesialisasikan dirinya pada jenis pekerjaan atau aktivitas yang akan diserahkan.
  • In Sourcing. Kebalikan dari Outsourcing, dengan menerima pekerjaan dari perusahaan lain. Motivasi utamanya adalah dengan menjaga tingkat produktivitas dan penggunaan aset secara maksimal agar biaya satuannya dapat ditekan dimana hal ini akan meningkatkan keuntungan perusahaan. Dengan demikian kompetensi utamanya tidak hanya digunakan sendiri tetapi juga dapat digunakan oleh perusahaan lain yang akan meningkatkan keuntungan.
  • Co-Sourcing. Jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara perusahaan dan rekanan lebih erat dari sekedar hubungan Outsourcing. Contohnya adalah dengan memperbantukan tenaga ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling mendukung kegiatan masing-masing perusahaan.

 


III. PEMBAHASAN

3.1 OUTSORCING

Pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat merupakan suatu keharusan bagi suatu organisasi. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Outsourcing, sebagai salah satu alternatif pengembangan sistem informasi yang dapat diterapkan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Kekuatan alternatif ini adalah pihak perusahaan tidak usah terlalu dipusingkan dengan masalah sistem informasi mereka. Perusahaan hanya bertanggung jawab untuk menyediakan dana yang dibutuhkan.

Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor. Pilihan dilakukannya Outsourcing oleh suatu perusahaan pada intinya disebabkan semakin meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan pada satu sisi dan adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun knowledge untuk mengatasi secara baik (efektif dan efisien) terhadap meningkatnya kegiatan bisnis tersebut.

Selain itu saat ini kesadaran seseorang atau perusahaan akan pentingnya perlindungan terhadap keamanan seperti jiwa, harta benda, atau karya cipta sudah semakin tinggi. Tingginya kejahatan yang memanfaatkan TI dan resiko keamanan semakin membuat seseorang memprioritaskan keamanan dalam sebuah perusahaan. Apalagi jurus yang dilakukan ”para penjahat” TI pun kian canggih. Penjelasan diatas hanya beberapa alasan perkembangan Sistem informasi di seluruh dunia. Seringkali perusahaan enggan untuk melakukan outsourcing, insourcing, atau multi-sourcing teknologi keamanan. Outsourcing harus dipandang secara jangka panjang, karena perusahaan pasti akan mengeluarkan dana lebih sebagai management fee perusahaan outsourcing, memikirkan mengenai pengembangan karir karyawan, efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit dan lainnya.

Untuk menjaga terjadinya keresahan karyawan, proses Outsourcing beberapa perusahaan membuat langkah transisi untuk menolong karyawan, misalnya jauh sebelum Outsourcing diputuskan maka secara rinci dikomunikasikan dalam beberapa pertemuan untuk staf di bagian IT, sehingga ketika Outsourcing diberlakukan para staf mengerti benar betapa pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan, mereka didorong untuk memperoleh keahlian baru dibawah inisiatif perusahaaan yang dikenal dengan moto ”Know IT Now or No It”

Berbagai pertimbangan yang mendorong untuk memilih Outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi adalah :

  1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi;
  2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilakukan sangat tinggi;
  3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan;
  4. Faktor waktu/kecepatan;
  5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama;
  6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.

Kunci utama dalam kesuksesan Outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena Outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dituntut untuk dapat memahami dasar pertimbangan dalam pemilihan vendor. Faktor-faktor yang diperhatikan antara lain :

  1. Pengetahuan/kemampuan dalam industri yang dibidanginya (Industry Knowledge);
  2. Kemampuan teknis;
  3. Kemampuan keuangan;
  4. Kemampuan dalam menyampaikan infrastruktur jasa yang dikelolanya.

Pada kenyataannya, Outsourching mempunyai kelemahan dalam pengembangan sistem informasi, hal ini dapat dibandingkan dengan End User Development, yang merupakan alternatif yang lebih sesuai lagi dalam pengembangan sistem informasi. Outsourcing mempunyai risiko, yaitu :

  • Ketidakfleksibilitasan
  • Kehilangan kendali
  • Pengurangan keunggulan kompetitif
  • Sistem paket
  • Tujuan yang tidak terpenuhi
  • Layanan yang kurang baik  

 

3.2 INSOURCING

Sistem informasi manajemen menitikberatkan pada informasi untuk suatu keputusan terstruktur atau informasi yang dapat diantisipasi. Hal tersebut mungkin tampak sederhana, tetapi sebenarnya menyediakan informasi untuk membantu manajer-manajer membuat keputusan-keputusan adalah tugas yang sangat sulit dan kompleks. Sistem informasi manajemen memainkan peranan penting dalam penyusunan rencana strategis, pembuatan keputusan, dan pengontrolan kegiatan-kegiatan untuk dapat mengukur tingkat keberhasilannya. In-sourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya.

Keuntungan

Keunggulan dalam menerapkan metode in-sourcing diantaranya :

  • Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
  • Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  • Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
  • Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
  • Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
  • Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
  • Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  • Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

Kelemahan

Kelemahan dalam menerapkan metode in-sourcing adalah :

  • Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi.
  • Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
  • Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
  • Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
  • Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
  • Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).


IV. KESIMPULAN

 

Berdasarkan pembahasan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu in-sourcing, co-sourcing, dan out-sourcing. Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Perusahaan dapat membandingkan advantage dan disadvantage dari ketiga alternatif tersebut. Masing-masing metode memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri. Pemilihan terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja.

Metode insourcing sebaiknya digunakan ketika perusahaan yakin bahwa metode tersebut memang tepat. Beberapa keunggulan dari insourcing yaitu bahwa karena yang mengembangkan sistem informasi adalah karyawan yang bekerja di perusahaan itu maka ia mengerti dan paham mengenai apa yang dibutuhkan perushaan, selain itu perusahaan juga menghemat biaya tenaga kerja. Tetapi perlu dipikirkan juga bahwa pengembangan tersebut tidak akan menggangu pekerjaan rutin si karyawan, sehingga pengerjaannya akan fokus. Apabila ternyata mengganggu maka akan mengakibatkan pengembangan tersebut justru memakan waktu yang lama

Apabila perusahaan mempertimbangkan untuk melakukan Outsourcing hendaklah beberapa hal berikut ini bisa diperhatikan.

1. Outsourcing dipilih oleh suatu perusahaan, pada intinya desebabkan semakin meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan pada satu sisi dan adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun knowledge untuk mengatasi secara baik (efektif dan efisien) terhadap meningkatnya kegiatan bisnis tersebut;

2. Beberapa permasalahan yang sering timbul dengan dipilihnya Outsourcing adalah perusahaan menghadapi keresahan terhjadap karyawan, khususnya adanya rasa takut kehilangan pekerjaan yang dihadapai oleh karyawan yang sering memicu terjadinya kemarahan yang pada akhirnya akan mengganggu moral bekerja mereka, sehingga pihak manajemen perlu mengkomunikasikannya secara baik dan berterus terang atas apa yang sedang dihadapi perusahaan dan kenapa diambil langkah-langkah Outsourcing;

3.  Kunci utama dalam kesuksesan Outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena Outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial;

4. Berdasarkan hal tersebut, perusahaan dituntut untuk dapat memahami dasar pertimbangan dalam pemilihan vendor. Faktor-faktor yang harus diperhatikan antar lain : Pengetahuan/kemampuan dalam industri yang dibidanginya (Industry Knowledge), kemampuan teknis, kemampuan keuangan, Kemampuan dalam menyampaikan infrastruktur jasa yang dikelolanya;

5. Satu hal yang perlu diperhatikan ketika kita memilih alternatif terbaik adalah pengimplementasian suatu sistem informasi tidak hanya tergantung pada biaya dan waktu, akan tetapi pengguna dari informasi itu sendiri juga merupakan faktor signifikan dalam pemilihan sistem informasi;

6. Outsourching mempunyai kelemahan dalam pengembangan sistem informasi, hal ini dapat dibandingkan dengan End User Development, yang merupakan alternatif yang lebih sesuai lagi dalam pengembangan sistem informasi. Kekuatan alternatif ini adalah loyalitas dan pengetahuan pelaksana benar-benar dapat dipertanggungjawabkan. Sedangkan manfaat yang dapat diperoleh dari alternatif ini adalah : Penghematan biaya, waktu pengembangan sistem informasi yang singkat, mudah untuk melakukan modifikasi, tanggung jawab pelaksana sistem informasi yang lebih besar, mengurangi beban kerja pelaksana sistem informasi.

 

 

KOMENTAR DI BLOG :

Beberapa komentar yang saya sampaikan terhadap Blog berkaitan dengan Outsourcing (20 Blog), berikut ini :

  1. Thanks for your information. Very useful for me, Regards, Sasmoyo.http://blog.bestsoftware4download.com/2010/02/find-the-best-Outsourcing-information-security/
  2. Thanks for the sharing. I Think the most issued is efficiency, so Outsourcing can do for that.thanks. http://advice.cio.com/beth_bacheldor/10647/does_Outsourcing_it_security_make_you_uneasy
  3. Event dan topik yang cukup menarik, mungkinkah diadakan di tempat lain ?Dan yang jelas mampu membuka wawasan mengenai Outsourcing IT..Terimakasih. http://www.sharingvision.biz/2010/05/03/it-Outsourcing-update-2010/
  4. Outsourcing adalah pilihan yang terbaik, selain dari sisi pengalaman dari vendor dan cost efficiency. Dan yang jelas service yang juga baik, Internal development kadang terasa lambat dan kesan ada pahlawan dalam kantor. Terimakasih atas sharingnya. Salam. http://www.setiabudi.name/archives/1141/comment-page-1
  5. Ulasan yang cukup menarik dan detail, Dan rasanya efficiency cost adalah hal terpenting dalam Outsourcing. http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/
  6. I agree with this article…Efficiency is the most issued. http://www.theoutsourceblog.com/2010/06/advice-on-Outsourcing-and-information-technology-benefits/#home
  7. Good article & thanks. http://advice.cio.com/beth_bacheldor/10450/accenture_lands_an_Outsourcing_gig_from_an_offshore_client
  8. Thanks for the informations.  http://www.webpronews.com/topnews/2005/09/11/seo-tips-for-blogs-hosted-on-blogger
  9. Good article & thanks for information. http://hellomycaptain.blogspot.com/2009/10/Outsourcing-strategy-as-second-set-of.html
  10. Ulasannya cukup detail dan terstruktur, dan rasanya kesimpulan fokus terhadap core businessnya dapat dihubungkan dengan Konsep efisiensi perusahaan. Terimakasih. http://lianna.blog.binusian.org/2010/01/09/74/
  11. Rasanya factor moral juga dimaksudkan sebagai factor penting. Karena segala system yang ada adalah ada dikontrol si pembuatnya. Terimakasih http://www.ekurniawan.net/artikel-it/pentingnya-Outsourcing-bidang-teknologi-informasi-9.html
  12. Kontrak sepakatan kerja menjadi kunci dalam rencana kegiatan Outsourcing..dan yang jelas penekanan moral pegawai juga menjadi hal-hal yang tidak bisa dihindarkan.trims. http://blog.i-tech.ac.id/zarra/2009/08/10/Outsourcing-pengolahan-data/
  13. Prinsip dasarnya adalah Sistem Informasi ini harus mampu membantu semua kalangan baik organisasi kecil dan besar dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Terimakasih atas ulasannya.Salam. http://sabukhitam.com/blog/topic/internet-marketing/strategi-implementasi-sistem-informasi-pada-usaha-kecil-dan-menengah.html
  14. Outsourcing is mean efficiency…Let’s Do it..Thanks. http://ezinearticles.com/comment.php?Outsourcing-In-A-Nutshell&id=1167849
  15. Pada beberapa case yang berkaitan dengan data-data kerahasian negara mungkin ..Outsourcing harus dipertimbangkan secara lebih matang…Kasus Sisminbakum rasanya bisa menjadi cerminan kita bersama.Terimakasih. http://adabisnis.com/Outsourcing-kan-pekerjaan-anda/
  16. Rasanya ringkas dan jelas ulasannya, terimakasih banyak atas informasinya. Salam. http://triatmono.wordpress.com/2007/11/28/best-practice-it-Outsourcing/#comment-205763
  17. Perkembangan IT Outsourcing..sejalan dengan perkembangan infrastruktur dan rasanya trend itu semakin membaik dari waktu ke waktu. Trims. http://pimpimarda.blog.com/2010/01/10/it-Outsourcing/
  18. Ulasan yang detail dan menarik untuk dikaji lebih dalam.Terimakasih. http://ferry1002.blog.binusian.org/?p=128
  19. Thanks for this information. http://www.Outsourcing-weblog.com/50226711/Outsourcing_get_a_contract.php#Comments
  20. Thanks for the informations. http://soft.belhard.com/wordpress/?p=64#respond
  21. Mohon redaksi SWA bisa mengulah lebih detail dari sisi konsumen pemakai jasa IT Outsourcing. Hal-hal apa yang menjadi concern mengenai hal ini dan bila mungking bisa memberikan gambaran rangking perusahaan IT di Indonesia. http://swa.co.id/2006/08/metrodata-tetap-fokus-pada-it-Outsourcing-dan-distributor/comment-page-1/#comment-1616

 

DAFTAR PUSTAKA

 

Bacheldor, Beth. 2010. Does Outsourcing IT Security Make You Uneasy? http://advice.cio.com/beth_bacheldor/10647/does_Outsourcing_it_security_make_you_uneasy

 

Bacheldor, Beth. 2010. Accenture Lands an Outsourcing Gig from an Offshore Client. http://advice.cio.com/beth_bacheldor/10450/accenture_lands_an_Outsourcing_gig_from_an_offshore_client

 

Chopra, Renu. 2010.  Advice on Outsourcing and information technology benefits. http://www.theoutsourceblog.com/2010/06/advice-on-Outsourcing-and-information-technology-benefits/

 

Dengan Outsourcing maka Anda akan lebih fokus ke pekerjaan yang Anda kuasai saja. http://adabisnis.com/Outsourcing-kan-pekerjaan-anda/

 

Dorongan Perusahaan Melakukan ‘IT Outsourcing’, http://pimpimarda.blog.com/2010/01/10/it-Outsourcing/

 

Ferry T. Pasaribu, 2010. Outsourcing, Insourcing & Selfsourcing. http://ferry1002.blog.binusian.org/?p=128

 

Find The Best Outsourcing Information Security, 2010. http://blog.bestsoftware4download.com/2010/02/find-the-best-Outsourcing-information-security

Hidayat, Filsuf. 2009.  Outsourcing Strategy As A Second Set Of Strategic Choicehttp://hellomycaptain.blogspot.com/2009/10/Outsourcing-strategy-as-second-set-of.html

IT Outsourcing Update, 2010. http://www.sharingvision.biz/2010/05/03/it-Outsourcing-update-2010/

Kurniawan, Eka. 2009. Pentingnya Outsourcing bidang teknologi informasi. http://www.ekurniawan.net/artikel-it/pentingnya-Outsourcing-bidang-teknologi-informasi-9.html

Lianna, 2010. IT Outsourcinghttp://lianna.blog.binusian.org/2010/01/09/74/

O’Brien. J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta.

O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York.

Outsourcing pengolahan data. http://blog.i-tech.ac.id/zarra/2009/08/10/Outsourcing-pengolahan-data/

Self-Sourcing, In-Sourcing, and Out-Sourcing. http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

Sharma, Jatin. 2007.  IT Outsourcing -BatterSense strategic Service. http://www.webpronews.com/topnews/2005/09/11/seo-tips-for-blogs-hosted-on-blogger

Strategi Implementasi Sistem Informasi Pada Usaha Kecil dan Menengah. http://sabukhitam.com/blog/topic/internet-marketing/strategi-implementasi-sistem-informasi-pada-usaha-kecil-dan-menengah.html

SWA, 2006 Metrodata Tetap Fokus pada IT Outsourcing dan Distributor

http://swa.co.id/2006/08/metrodata-tetap-fokus-pada-it-Outsourcing-dan-distributor/comment-page-1/#comment-1616

Triatmono, 2007. Best Practice IT Outsourcing…!!!. http://triatmono.wordpress.com/2007/11/28/best-practice-it-Outsourcing/#comment-205763

Yudistira, Yuan “Outsourcing In A Nutshell.” Outsourcing In A Nutshell EzineArticles.com. http://ezinearticles.com/?Outsourcing-­In-­A-­Nutshell&id=1167849

Jul 21

No. 4. ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI BERBASIS ERP

Posted by on Jul 21 2010

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem computer-based terintegrasi untuk
mengelola seluruh aktifitas perusahaan, sumberdaya internal dan eksternal, termasuk tangible asset, keuangan, persediaan, produksi, human resources, marketing, supply chain, logistics, dll.

Implementasi sistem informasi berbasis ERP adalah suatu arsitektur software yang memiliki tujuan untuk memfasilitasi aliran informasi diantara seluruh fungsi-fungsi bisnis di dalam batas organisasi/perusahaan dan mengelola hubungan dengan pihak stakeholder diluar perusahaan.

Dibangun atas dasar sistem database yang terpusat dan biasanya menggunakan platform komputasi yang umum.  Sistem informasi berbasis ERP dapat  mengkonsolidasikan seluruh operasi bisnis menjadi seragam dan sistem lingkungan perusahaan yang lebih luas.

Suatu sistem ERP akan berada pada pusat server dan akan didistribusikan ke seluruh unit perangkat keras dan perangkat lunak modular sehingga dapat melayani dan berkomunikasi melalui jaringan area lokal. Sistem tersebut memungkinkan bisnis untuk merakit modul dari vendor yang berbeda tanpa perlu untuk menempatkan beberapa copy dari sistem komputer yang kompleks dan mahal di lokasi-lokasi yang tidak memerlukan.

Gambar 13. Konsep ERP

Berdasarkan gambar diatas, terlihat bahwa sistem ERP mengintegrasikan informasi dan proses-proses yang berbasis informasi pada sebuah bagian atau antar bagian dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sistem ERP terdiri atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem human resource. Masing-masing sub sistem terhubung dengan sebuah database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing sub sistem. Sub sistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari sebuah organisasi perusahaan.

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

  1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
  2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
  3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
  4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
  5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:

  1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.
  2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).
  3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.

Arsitektur

Sistem ERP yang ada pada saat ini kebanyakan menggunakan sistem arsitektur 3-tier atau lebih. Arsitektur 3-tier secara umum digambarkan sebagai berikut:

Gambar 14. Arsitektur ERP 3-tier

1. Presentation Layer

Presentation layer merupakan sarana bagi pengguna untuk menggunakan sistem ERP. Presentantaion layer dapat berupa sebuah aplikasi (sistem berbasis desktop) atau sebuah web browser (sistem berbasis web) yang memiliki graphical user interface (GUI). Pengguna dapat menggunakan fungsi-fungsi sistem dari sini, seperti menambah dan menampilkan data.

2. Application layer

Lapisan ini berupa server yang memberikan layanan kepada pengguna. Server merupakan pusat business rule, logika fungsi, yang bertanggung jawab menerima, mengirim dan mengolah data dari dan ke server database.

3. Database layer

Berisi server database yang menyimpan semua data dari sistem ERP. Database layer bertanggung jawab terhadap manajemen transaksi data.

Implementasi Sistem Informasi berbasis ERP dapat dijelas dengan contoh sbb :

Terdapat order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP akan membantu untuk menghitung berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada pada perusahaan saat itu. Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi, sistem ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdaya yang diperlukan, sekaligus membantu perusahaan dalam proses pengadaannya. Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi, sistem ERP juga dapat menentukan cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam sistem ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit tersebut.

Dapat terlihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian sering digunakan oleh fungsi/bagian yang lain. Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan, bagian keuangan dan sebagainya. Oleh karena itu, unsur ‘integrasi’ itu sangat penting dalam mengimplementasikan sistem informasi berbasis ERP.

Keuntungan dan Kerugian ERP

Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:

–     Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.

–     Standarisasi Proses Operas. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.

–     Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.

Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:

– Pengurangan lead-time

– Peningkatan kontrol keuangan

– Penurunan inventori

– Penurunan tenaga kerja secara total

– Peningkatan service level

– Peningkatan sales

– Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen

– Peningkatan market share perusahaan

– Pengiriman tepat waktu

– Kinerja pemasok yang lebih baik

– Peningkatan fleksibilitas

– Pengurangan biaya-biaya

– Penggunaan sumber daya yang lebih baik

– Peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:

–  Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya

–   Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran

–   Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

–   Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik

–   Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

Kerugian diatas dapat terjadi ketika:

–   Kurangnya komitmen top management, sehingga tim IT kurang mendapat dukungan pada rancangan sistemnya. Hal ini bisa muncul karena ketakutan tertentu, seperti kawatir data bocor ke pihak luar. Selain itu, anggapan bahwa implementasi ERP adalah milik orang IT juga dapat membuat kurangnya rasa memiliki dari top management dan karyawan divisi lain. Padahal, implementasi ERP sebenarnya adalah suatu proyek bisnis, dimana IT hadir untuk membantunya.

–   Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan, sehingga hasil analisis strategi bisnis perusahaan tidak sejalan dengan kenyataan di lapangan. Perusahaan sebaiknya menentukan dari awal, apakah perusahaan akan mengikuti standar ERP atau sebaliknya.

–   Kesalahan proses seleksi software, karena penyelidikan software yang tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan. Hal ini bisa berakibat pada membengkaknya waktu dan biaya yang dibutuhkan.

–   Tidak cocoknya software dengan business process perusahaan.

–   Kurangnya sumber daya, seperti manusia, infrastruktur dan modal perusahaan.

–   Terbentuknya budaya organisasi yang berada dalam zona nyaman dan tidak mau berubah atau merasa terancam dengan keberadaan software (takut tidak dipekerjakan lagi).

–   Kurangnya training dan pembelajaran untuk karyawan, sehingga karyawan tidak benar-benar siap menghadapi perubahan sistem, dimana semua karyawan harus siap untuk selalu menyediakan data yang up-to-date.

–   Kurangnya komunikasi antar personel.

–   Cacatnya project design dan management.

–   Saran penghematan yang menyesatkan dari orang yang tidak tepat.

–   Keahlian vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

–   Faktor teknis lainnya, seperti bahasa, kebiasaan dokumentasi cetak menjadi file, dan lain sebagainya.

Implementasi ERP dalam dunia bisnis

1. Best Practice dan Business Process Reengineering

Dalam praktiknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap best practie, yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, maka industri yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process (proses umum terbaik) yang berlaku. Akan tetapi, permasalahan mulai timbul bagi industri di Indonesia. Sebagai contoh, adalah permasalahan bagaimana merubah proses bisnis perusahaan sehingga sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau merubah Sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia (SDM), karena banyak perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya, contohnya SAP.  Proses penyesuaian ini, dikenal juga sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses bisnis yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Ironisnya, tidak sedikit perusahaan di Indonesia yang melakukan Business Process Reengineering (BPR) tidak hanya pada modul SDM pada paket ERP saja, namun perusahaan tersebut justru melakukan penyesuaian pada modul lain diluar modul SDM, seperti purchasing, hal ini merupakan penerapan ERP di Indonesia yang sangat disayangkan. Sebab, dengan melakukan Business Process Reengineering pada modul lain selain modul SDM, sama saja dengan membeli paket ERP kosong, karena salah satu faktor yang menentukan keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan adalah karena proses bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP merupakan proses bisnis best practice yang telah teruji reabilitasnya.

2. Modul-Modul yang Terdapat Pada Sistem ERP

a. Financial

1) FI – Financial Accounting

Ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal maupun eksternal. Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya.

2) CO-Controlling

Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional, seperti:

a) Pengendalian capital investment

b)   Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan pembayaran

c)   Pengendalian pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan penggunaan dana di setiap area

d)  Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan

3) IM – Investment Management

Fungsi dari modul IM ini saling melengkapi dengan fungsi yang dijalankan oleh modul TR, namun modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat keputusan.

4) ECEnterprise Controlling

Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller mengenai hal-hal berikut :

a)   Kondisi keuangan perusahaan

b)   Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan

c)   Investasi

d)  Maintenance dari aset perusahaan

e)   Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan

f)    Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti ukuran pasar, market share, competitor performance

g)   Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi, struktur biaya, neraca dan laporan rugi laba

5) TR – Treasury

Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan.

b. Distribution dan Manufacturing

1) LE – Logistics Execution

Modul LE juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu modul PP, EC, SD, MM, PM dan QM. Pada intinya, modul ini fokus pada pengaturan logistik dari masa purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt hingga delivery.

2) SD – Sales Distribution

Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan yang sensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan datang.

3) MM – Materials Management

Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan servis.

4) PP – Production Planning

Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada proses pengiriman produk.

5) PM – Plant Maintenance

Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.

6) QM – Quality Management

Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi dari modul QM adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.

7) PS – Project System

Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan berikut ini:

a)   Perencanaan terhadap waktu dan nilai

b)   Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit cost dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan

c)   Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material, manajemen dan kapasitas material, serta sumber daya manusia

d)  Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan

e)   Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan

c. Human Resources

Berfungsi untuk:

1)   Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan

2)   Melindungi data personalia dari pihak luar

3)   Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir

3. Biaya Implementasi ERP

Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP

Gambar 15. Komposisi biaya pada implementasi ERP

Dimana, Secara umum biaya implementasi bervariasi, sebagai berikut:

  1. Skala SME (Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000 – US$ 700.000
  2. Skala Medium berkisar dari US$ 700.000 – US$ 3 juta
  3. Skala besar lebih dari US$ 3 juta

Jul 21

No. 3. Urgensi Maintainaibility suatu Software

Posted by on Jul 21 2010

Menurut McCall, 1997 kriteria yang mempengaruhi kualitas software terbagi menjadi tiga aspek penting yaitu :

1. Sifat-sifat operasional dari software (Product Operations);

2. Kemampuan software dalam menjalani perubahan (Product Revision)

3. Daya adaptasi atau penyesuaian software terhadap lingkungan baru (Product Transition).

Unsur maintainability dalam pengembangan software termasuk dalam Product Operations, maintability adalah kemampuan software dalam menjalani perubahan. Setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan. Salah satu faktor yang berkaitan dengan kemampuan software untuk menjalani perubahan adalah Maintainability. Maintainability adalah usaha yang diperlukan untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan (error) dalam software. Maintanability juga disebut sebagai pemeliharaan sistem (system maintenance).

System maintenance atau pemeliharaan sistem dapat didefinisikan sebagai proses monitoring, evaluasi dan modifikasi dari sistem yang tengah beroperasi agar dihasilkan performa yang dikehendaki.

Menurut ISO (international organization for standarization) 9126, software berkualitas memiliki beberapa karakteristik seperti tercantum pada tabel berikut:

Tabel 1. Karakteristik software berkualitas menurut ISO 9126

Karakteristik Sub karakteristik
Functionality :

Software untuk menjalankan fungsinya sebagimana kebutuhan sistemnya.

Suitability, accuracy, interoperability, security
Reliability :

Kemampuan software untuk dapat tetap tampil sesuai dengan fungsi ketika digunakan.

Maturity, Fault tolerance, Recoverability
Usability :

Kemampuan software untuk menampilkan performans relatif terhadap penggunaan sumberdaya.

Understanbility, Learnability, Operability, Attractiveness
Efficiency :

Kemampuan software untuk menampilkan performans relatif terhadap penggunaan sumberdaya.

Time behaviour, Resource Utilization
Maintainability :

Kemampuan software untuk dimodifikasi (korreksi, adaptasi, perbaikan)

Analyzability, Changeability, Stability, Testability
Portability :

Kemampuan software untuk ditransfer dari satu lingkungan ke lingkungan lain.

Adaptability, Installability

Seperti yang terlihat pada tabel diatas, karakteristik Maintanability terdiri dari sub-sub karakteristik lain seperti:

  • Analyzability,

Analysability merupakan kemudahan untuk menentukan penyebab kesalahan.

  • Changeability,

Changebility merupakan kualitas lain dari Flexibility yang berarti kemudahan dilakukannya perubahan atau modifikasi terhadap software

  • Stability dan Testability.

Tidak berarti perangkat lunak itu tidak pernah berubah. Hal ini berarti juga terdapat resiko yang kecil pada modifikasi perangkat lunak yang memiliki dampak tidak diduga.

Berdasarkan uraian diatas maka, terdapat tiga alasan pentingnya pemeliharaan sistem atau system maintenance :

Memperbaiki Kesalahan (Correcting Errors)

Maintenance dilakukan untuk mengatasi kegagalan dan permasalahan yang muncul saat sistem dioperasikan. Sebagai contoh, maintenace dapat digunakan untuk mengungkapkan kesalahan pemrograman (bugs) atau kelemahan selama proses pengembangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem, sehingga kesalahan tersebut dapat diperbaiki.

Menjamin dan Meningkatkan Kinerja Sistem (Feedback Mechanism)

Kajian pasca implementasi sistem merupakan salah satu aktivitas maintenance yang meliputi tinjauan sistem secara periodik. Tinjauan periodik atau audit sistem dilakukan untuk menjamin sistem berjalan dengan baik, dengan cara memonitor sistem secara terus-menerus terhadap potensi masalah atau perlunya perubahan terhadap sistem. Sebagai contoh, saat user menemukan errors pada saat sistem digunakan, maka user dapat memberi umpan balik atau feedback kepada spesialis informasi guna meningkatkan kinerja sistem. Hal ini yang menjadikan system maintenance perlu dilakukan secara berkala, karena system maintenance akan senantiasa memastikan sistem baru yang di implementasikan berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan penggunaanya melalui mekanisme umpan balik.

Menjaga Kemutakhiran Sistem (System Update)

Selain sebagai proses perbaikan kesalahan dan kajian pasca implementasi, system maintenance juga meliputi proses modifikasi terhadap sistem yang telah dibangun karena adanya perubahan dalam organisasi atau lingkungan bisnis. Sehingga, system maintenance menjaga kemutakhiran sistem (system update) melalui modifikasi-modifikasi sistem yang dilakukan.

Secara singkat, system maintenance menjadi urgen karena pada system maintenance terjadi usaha perbaikan secara berkelanjutan untuk mempertemukan kebutuhan oranisasi terhadap sistem dengan kinerja sistem yang telah dibangun.

Jul 21

No. 2. Kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi saat pengalihan atau konversi suatu sistem lama ke sistem baru. Dan cara-cara penkonversian sistem dengan berbagai asumsi agar tidak terjadi kesalahan

Posted by on Jul 21 2010

Fenomena penyebab kegagalan pengalihan konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru dapat berasal dari 3 pihak terkait yang berperan didalam pengembangan sistem informasi, yaitu: manajemen yang mewakili pihak perusahaan atau end-user, vendor sebagai pihak ketiga yang membantu dalam perancangan, pengembangan serta implementasi sistem baru tersebut dan user sebagai pengguna umum sistem tersebut.

Kesalahan dalam konversi sistem informasi dapat terjadi apabila tidak dilakukan langkah-langkah awal dengan tepat sebelum dilakukan konversi.  Adapun hal yang perlu dilakukan sebelum proses konversi adalah :

–  Proses perencanaan dan permodelan, meliputi analisa kebutuhan dan design.

–  Konstruksi, meliputi penyusunan kode dan pengujian

–  Pemrograman dan pengetesan perangkat lunak (software), meliputi kegiatan : Developmental (error testing per modul oleh programmer), Alpha testing (error testing ketika sistem digabungkan dengan interface user oleh software tester), dan Beta testing (testing dengan lingkungan dan data sebenarnya)

Untuk mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pergantian sistem, terdapat 4 metode konversi yang dapat dilakukan guna mempermudah pengenalan sistem baru ke dalam organisasi dan meningkatkan keberhasilan proses konversi. Empat bentuk utama dari konversi sistem mencakup konversi langsung, konversi paralel, konversi bertahap (phased) dan konversi percontohan (pilot).

1. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, sehingga apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Pendekatan sesuai untuk kondisi-kondisi sebagai berikut:

  1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.
  2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
  3. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
  4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem – sistem tersebut tidak berarti.

Keunggulan :

Relatif tidak mahal.

Kelemahan :

Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi. Berikut merupakan ilustrasi konversi langsung.

Gambar 1. Konversi Langsung

2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua system sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing system tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.

Kelebihan :

Memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru.

Kelemahan :

Besarnya biaya untuk duplikasian fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut, karena ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai.

Gambar 2. Konversi pararel

3. Konversi Bertahap (Phased Conversion)

Konversi bertahap dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, dan secara perlahan menggantikan sistem lama. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Untuk menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi.

Kelebihan :

Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas.

Kelemahan :

Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

Gambar 3. Konversi bertahap

Keterangan gambar

  • Sistem baru diimplementasi beberapa kali, sedikit demi sedikit untuk menggantikan sistem yang lama
  • Sistem harus disegmentasi
  • Perlu biaya tambahan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama.
  • Daya terapnya terbatas, proses implementasi membutuhkan waktu yang panjang.

4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.

Gambar 4. Pilot conversion

  • Perlunya segmentasi organisasi.
  • Resiko lebih rendah dibandingkan metode konversi langsung.
  • Biaya lebih rendah dibandingkan metode parallel.
  • Cocok digunakan apabila adanya perubahan prosedur, H/W dan S/W.

Metode Untuk Mengkonversi File Data Yang Ada

Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada {existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam :

  1. Format file tersebut
  2. Isi file tersebut
  3. Media penyimpanan dimana file ditempatkan

Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak. Terdapat dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file :

1. Konversi File Total

Konversi file total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem di atas. Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item- item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi.

2. Konversi File Gradual

Konversi file gradual (sedikit demi sedikit), umumnya digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung.

Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut :

  1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
  2. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai.
  3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.
  4. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.

Mengkonversi File Data

Keberhasilan konfersi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru, file sendiri dapat diklasifikasikan menjadi

File Master

Merupakan file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.

File Transaksi

File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub- system individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama pengujian sistem informasi.

File Indeks

File ini berisi kunci atau aiamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks baru hams diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami konversi.

File Tabel

File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi seiama konversi sistem. File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.

File Backup

Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan.

Mengkonversi Sistem Baru

Proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Kompleksitas dalam pengconversian tergantung pada beberapa faktor antara lain : Jenis PL, Database, Perangkat H/W, Kendali, Jaringan, prosedur.

Gambar 5. Evaluasi sistem baru setelah implementasi

Pengalihan Sistem Informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat fatal, terjadi karena :

  1. Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan system yang baru.
  2. system baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam pelaksanaanya, sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan system baru justru mempersulit kinerja yang sudah ada.
  3. Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.
  4. Tidak ada komunikasi yang baik diantara vendor sebagai penyedia IT dengan perusahaan sebagai pengguna, sehingga system baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
  5. Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus dilakukan agar perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan tidak membutuhkan teknologi tersebut.
  6. Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.
  7. Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitmen) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri.

Langkah-langkah yang dilakukan agar kesalahan alih sistem informasi dapat dihindari:

  1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.
  2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi  apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
  3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :
  4. Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.
  5. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
  6. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.
  7. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

Konversi sistem adalah Adalah proses organisasional terhadap perubahan sistem informasi lama ke sistem baru.

Faktor-faktor Yang Dipertimbangkan Menurut Loudan Dalam Mengukur Keberhasilan Penerapan Sistem :

  1. Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi (High Levels of System Use)
  2. Kepuasan para pengguna terhadap sistem (Users Satisfaction With The Systems)
  3. Sikap yang menguntungkan (Favourabel Attitude) para pengguna terhadap sistem informasi & staff dari sistem informasi.

Fenomena kegagalan pada konversi sistem terjadi karena:

  1. Sistem yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan keinginan user, karena proses investigasi ,analisa  design  sistem yang dikembangkan kurang tajam.
  2. Adanya perilaku yang  cenderung menolak atau sulit menerima setiap perubahan dalam organisasi perusahaan, khususnya yang sistem informasi  baru yang memerlukan peningkatan pengetahun dan keterampilan.
  3. Adanya kekhawatiran dari karyawan perusahaan apabila sistem informasi baru  (komputerisasi)  diimplementasikan akan terjadi ‘lay-off’ karyawan perusahaan.  (pengurangan pegawai)..
  4. Tidak dibarengi dengan  ‘business re-engineering process’, sehingga sistem komputerisasi kurang memberikan dampak effisiensi dan efektivitas yang maksimal bagi perusahaan.
  5. Perencanaan aktivitas implementasi tidak dipersiapkan secara comprehensive dan integrated yang  meliputi aktivitas :

a)   Hardware, software and services acquisition

b)   Software development  or modification

c)   End user training

d)   System documentation

e)   Conversion methode : pilot project,  paralllel cut-over, phase-in cut over, direct cut over (plunge).

Konversi system merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan IT dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari system lama ke sistem baru. Derajad kesulitan dan kompleksitas dalam pengkonversian dari system lama ke sistem baru tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan paket perangkat lunak terbungkus (canned) yang akan berjalan pada komputernya yang baru, maka konversi akan relatif lebih mudah. Jika Konversi memanfaatkan perangkat lunak terkustomisasi baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendaii baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedumya, maka konversi menjadi agak sulit dan menantang.

Jul 21

No. 1. Uraian mengenai ”Perbedaan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi”.

Posted by on Jul 21 2010

Pengembangan software atau dikenal juga sebagai software engineering menurut IEEE adalah aplikasi sistematik, disiplin, pendekatan kuantitatif untuk pengembangan, operasi dan pemeliharaan dari software, dengan kata lain software engineering merupakan sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak (software) yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem hingga pada tahap pemeliharaan sistem setelah digunakan dengan tujuan untuk membuat perangkat lunak yang tepat dengan metode yang tepat.

Pengembangan Sistem Software (Software Development) adalah pengembangan suatu produk software melalui suatu perencanaan dan proses yang terstruktur. Pengembangan software ini dapat ditujukan untuk berbagai kepentingan dimana pada umumnya dapat dibagi menjadi 3 , yaitu :

  1. Kebutuhan khusus bagi bisnis tertentu
  2. Kebutuhan yang diharapkan oleh pengguna potensial
  3. Keputuhan untuk kepentingan peribadi.

Berikut ini gambaran The Software Process

Sedangkan Pengembangan sistem informasi merupakan proses pengembangan sistem untuk menghasilkan sistem informasi (CBIS atau computer based information system) dimana metodologi pengembangan sistem digunakan sebagai sarana untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian komponen sistem informasi (sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, sumberdaya data dan produk informasi).

Berikut ini penjelasan lebih detail karakteristik antara Pengembangan Software dan Pengembangan sistem Informasi.

PENGEMBANGAN SOFTWARE

Ada dual hal yang perlu di pertimbangkan dalam pengembangan software yaitu :

1.  Produk dan software. Produk, terdiri dari program, dokumen, dan data

2. Proses pengembangannya. proses terdiri dari proses manajemen dan proses teknikal.

Produk dari perangkat lunak dipantau melewati beberapa tahap pengembangan yang dikenal juga sebagai system development life cycle (SDLC). Contoh dari SDLC antara lain model waterfall, model V, model spiral, prototyping dan lain-lain. Sedangkan proses manajemen dalam pengembangan software lunak terdiri atas manajemen proyek, configuration management, quality assurance management. Sementara, proses teknikal merupakan metode yang diaplikasikan pada tahap tertentu dalam pengembangan software, yang didalamnya termasuk metode analisis, metode desain, metode pemrograman, dan metode testing.

Proses pengembangan software, memiliki 3 elemen kunci yang terdiri dari:

1. Metode

Metode software engineering memberikan tehnik-tehnik bagaimana membentuk software. Metode ini terdiri dari serangkaian tugas seperti:

  • Perencanaan & estimasi proyek

Software merupakan bagian terbesar dari sistem, sehingga pekerjaan dimulai dengan cara menerapkan kebutuhan semua elemen sistem dan mengalokasikan sebagian kebutuhan tersebut ke software. Pandangan terhadap sistem adalah penting, terutama pada saat software harus berhubungan dengan elemen lain, seperti hardware, software lain dan database

  • Analisis kebutuhan sistem dan software

Merupakan suatu proses pengumpulan kebutuhan software untuk mengerti sifat -sifat program yang dibentuk software engineering, atau analis harus mengerti fungsi software yang diinginkan, performance dan interfase terhadap elemen lainnya. Hasil dari analisis ini didokumentasikan dan ditinjau bersama-sama klien.

  • Desain struktur data

Desain software sesungguhnya adalah proses multi step (proses yang terdiri dari banyak langkah) yang memfokuskan pada 3 atribut program yang berbeda, yaitu struktur data, arsitektur software dan rincian prosedur.

Proses desain menterjemahkan kebutuhan kedalam representasi software yang dapat diukur kualitasnya sebelum coding dimulai. Hasil dari desain ini didokumentasikan dan menjadi bagian dari konfigurasi software.

  • Arsitektur program dan prosedur algoritma
  • e. Coding

Merupakan proses penterjemahan desain ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin

  • Testing dan pemeliharaan

Setelah objek program dihasilkan, testing program dimulai. Proses testing difokuskan pada logika internal software. Jaminan bahwa semua pernyataan atau statements sudah dites dan lingkungan external menjamin bahwa definisi input akan menghasilkan output yang diinginkan.

Sementara proses pemeliharaaan atau maintenance dilakukan karena software mengalami error, atau harus diadaptasi untuk menyesuaikan dengan lingkungan external.

2. Peralatan atau tools

Peralatan pengembangan software memberikan dukungan atau semiautomasi untuk metode, contohnya:

  1. CASE (Case Aided Software Engineering), yaitu suatu software yang menggabungkan software, hardware, dan database software engineering untuk menghasilkan suatu lingkungan software engineering.
  2. Database Software Engineering, adalah sebuah struktur data yang berisi informasi penting tentang analisis, desain, kode dan testing.
  3. Analogi dengan CASE pada hardware adalah : CAD, CAM, CAE.

3. Prosedur

Prosedur terdiri dari, urut-urutan di mana metode tersebut diterapkan, dokumen, laporan-laporan, formulir-formulir yang diperlukan, kontrol kualitas software, dan koordinasi perubahan yang terjadi pada software.

Dalam model atau paradigma pengembangan software, terdapat 3 metode yang secara luas dipergunakan, yaitu:

1. System Development Life Cycle (SDLC)

Adalah proses pengembangan dimana keseluruhan proses pengembangan sistem dilakukan melalui proses multi-langkah dari investigasi persyaratan awal melalui analisis, desain, implementasi dan pemeliharaan (sumber: Russel Kay, Computer World).

SDLC terdiri dari beberapa jenis model antara lain model Waterfall, Fountain, dan Spiral. Pada model waterfall output dari langkah yang satu akan menjadi input bagi langkah selanjutnya, seperti gambar dibawah ini:

a. Spiral Model

Model spiral (spiral model) adalah model pengembangan software dimana proses digambarkan sebagai spiral. Setiap loop akan mewakili satu fase dari software process. Loop paling dalam berfokus pada kelayakan dari sistem, loop selanjutnya tentang definisi dari kebutuhan, loop berikutnya berkaitan dengan desain sistem dan seterusnya, seperti gambar berikut

Pada spiral model, setiap Loop dibagi dibagi menjadi sejumlah aktifitas kerangka kerja yang disebut juga wilayah tugas, wilayah tugas tersebut terdiri antara tiga sampai enam wilayah tugas, yaitu :

a. Komunikasi Pelanggan.Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun komunikasi yang efektif di antara pengembangan dan pelanggan.

b. Perencanaan.Tugas–tugas yang dibutuhkan untuk mendefinisikan sumber–sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yang berhubungan.

c. Analisis Risiko.Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk menaksir risiko – risiko, baik manajemen maupun teknis.

d. Perekayasaan.Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari aplikasi tersebut.

e. Konstruksi dan peluncuran.Tugas – trugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, instalasi dan memberikan pelayanan kepada pemakai (contohnya pelatihan dan dokumentasi).

f. Evaluasi pelanggan.Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan dengan didasarkan pada evaluasi representasi software, yang dibuat selama masa perekayasaan, dan diimplementasikan selama masa pemasangan software.

b. Waterfall model

Berikut merupakan penjelasan setiap fase atau tahapan yang terjadi pada waterfall model :

1) Tahap Investigasi

Pada tahap investigasi akan terjadi proses seperti:

a)    Initialisas: terjadi proses seperti perencanaan manajemen, kebutuhan serta potensi dari user.

b)   Definisi formal:  dilakukan definisi tujuan, motivasi, ruang lingkup, batasan, kendala, dan strategi. Selain itu, pada definisi formal juga dilakukan verifikasi permasalahan sehingga dapat dilakukan penilaian terhadap kebutuhan yang baru.

c)    Uji kelayakan, yang terdiri dari:

  1. Uji kelayakan teknis, merupakan uji terhadap ketersediaan hardware dan software.
  2. Uji kelayakan ekonomis, yaitu menilai apakah manfaat yang didapat dari pengembangan software akan sebanding dengan biaya yang dikeluarkan.
  3. Uji kelayakan operasional, uji kelayakan yang berkaitan dengan kemampuan orang yang bekerja dalam sistem untuk melakukan pekerjaan mereka dengan cara yang telah ditentukan.
  4. Uji kelayakan kelayakan organisasi, menilai kesiapan perusahaan atau organisasi untuk mengembangkan penjualan pemasaran dan sistem keuangan berbasis Web (e-commerce system).

2) Tahap Analisa

Dalam tahapan ini sistem yang akan dibangun diselaraskan dengan kebutuhan user atau pengguna. Pada tahap ini terjadi proses seperti:

a)    Determine requirements atau penentuan kebutuhan, hal ini dilakukan dengan cara mempelajari sistem yang telah ada, serta menentukan kebutuhan struktur dan menghilangkan redundansi.

b)   Requirement analysis atau analisa kebutuhan, terdiri dari analisa kebutuhan fungsional dan performa (kinerja).

c)    Menghasilkan desain sistem alternatif

d)   Membandingkan alternatif desain sistem yang dihasilkan dan

e)    Merekomendasikan alternatif terbaik kepada klien.

3) Tahap Desain

Tahap menentukan bagaimana sistem mencapai tujuan yang telah didefinisikan sebelumnya. Tahap ini terdiri dari:

a)    User interface design, meliputi tampilan, form, report dan dialog design.

b)   Data design, merupakan proses desain elemen struktur data.

c)    Process design, merupakan desain program prosedur sistem

4) Tahap Implementasi

Pada tahap ini terjadi beberapa hal seperti:

a)    Evaluasi hardware, software dan jasa

b)   Modifikasi dan pengembangan software

c)    Dokumentasi, yang merupakan mekanisme komunikasi utama selama proses pengembangan.

d)   Konversi data, pada proses ini terjadi perbaikan dan penyaringan data yang tidak diinginkan dan konsolidasi data.

e)    Testing atau uji coba, pada proses ini dilakukan uji coba dan debugging software.

f)     Training atau pelatihan sistem/software yang telah terbentuk.

g)    Konversi, yakni proses pergantian dari sistem lama ke sistem baru. Proses konversi dapat dilakukan melalui 4 macam cara antara lain:

  1. Parallel strategy
  2. Pilot strategy
  3. Phased strategy dan
  4. Plunge strategy

5) Tahap Pemeliharaan (maintenance)

Pada proses ini terjadi modifikasi software, perbaikan error atau umpan balik dari user terhadap software yang telah mereka gunakan.

Keunggulan dan Kelemahan pada metode SDLC antara lain:

a. Keunggulan:

1)   Proses pengembangan sangat terstruktur dan sistematik

2)   Melalui definisi kebutuhan, sehingga gap atau kesenjangan yang terjadi antara kebutuhan dan sistem yang dihasilkan dapat dikurangi.

3)   Menghasilkan petunjuk arah pengembangan yang jelas bagi manajemen.

b. Kelemahan:

1)   Tidak adaptif terhadap perubahan yang dapat terjadi selama proses pengembangan (kaku atau rigid).

2)   Melelahkan karena membutuhkan waktu pengembangan yang lama dan biaya yang tinggi

3)   Proyek yang sebenarnya jarang mengikuti aliran sequential yang ditawarkan model ini. Iterasi (Pengulangan) selalu terjadi dan menimbulkan masalah pada aplikasi yang dibentuk oleh model ini.

4)   Seringkali pada awalnya customer sulit menentukan semua kebutuhan secara explisit.

5)   Klien harus sabar karena versi program yang sedang jalan tidak akan tersedia sampai proyek pengembangan selesai.

Model-model dalam Waterfall.

 

2. Rapid Application Development (RAD)

Rapid Aplication Development (RAD) adalah sebuah metode pengembangan software yang diciptakan untuk menekan waktu yang dibutuhkan untuk mendesain serta mengimplementasikan sistem, informasi sehingga dihasilkan siklus pengembangan yang sangat pendek.

Model RAD ini merupakan adaptasi dari model sekuensial linier dimana perkembangan yang cepat dicapai dengan menggunakan pendekatan kontruksi berbasis komponen. Sehingga, jika kebutuhan sistem dipahami dengan baik, proses RAD memungkinkan developer menciptakan sistem fungsional yang utuh dalam periode waktu yang sangat pendek (± 60 sampai 90 hari). Karena dipakai terutama pada aplikasi sistem konstruksi, pendekatan RAD meliputi fase – fase seperti gambar dibawah ini:

Berikut merupakan penjelasan setiap fase yang dilalui metode Rapid Aplication Development (RAD):

a. Bussiness modeling

Aliran informasi di antara fungsi – fungsi bisnis dimodelkan dengan suatu cara untuk menjawab pertanyaan – pertanyaan seperti:

1)   Informasi apa yang mengendalikan proses bisnis?

2)   Informasi apa yang di munculkan?

3)    Siapa yang memunculkanya?

4)    Ke mana informasi itu pergi?

5)   Siapa yang memprosesnya?

b. Data modeling

Aliran informasi yang didefinisikan sebagai bagian dari fase bussiness modelling disaring ke dalam serangkaian objek data yang dibutuhkan untuk menopang bisnis tersebut. Karakteristik (disebut atribut) masing masing objek diidentifikasi dan hubungan antara objek – objek tersebut didefinisikan.

c. Prosess modelling

Aliran informasi yang didefinisikan di dalam fase data modeling ditransformasikan untuk mencapai aliran informasi yang perlu bagi implementasi sebuah fungsi bisnis. Gambaran pemrosesan diciptakan untuk menambah, memodifikasi, menghapus, atau mendapatkan kembali sebuah objek data.

d. Aplication generation

RAD mengasumsikan pemakaian teknik generasi ke empat. Selain menciptakan perangkat lunak dengan menggunakan bahasa pemrograman generasi ketiga yang konvensional, RAD lebih banyak memproses kerja untuk memkai lagi komponen program yang ada (pada saat memungkinkan) atau menciptakan komponen yang bisa dipakai lagi (bila perlu). Pada semua kasus, alat – alat bantu otomatis dipakai untuk memfasilitasi konstruksi perangkat lunak.

e. Testing and turnover

Karena proses RAD menekankan pada pemakaian kembali, banyak komponen program telah diuji. Hal ini mengurangi keseluruhan waktu pengujian. Tetapi komponen baru harus di uji dan semua interface harus dilatih secara penuh.

Keunggulan dan kelemahan model RAD adalah :

Keunggulan:

  1. Waktu pengembangan yang lebih singkat dan
  2. Biaya yang relatif lebih murah

Kelemahan:

  1. Tidak cocok untuk proyek skala besar
  2. Proyek bisa gagal karena waktu yang disepakati tidak dipenuhi
  3. Sistem yang tidak bisa dimodularisasi tidak cocok untuk model
  4. Resiko teknis yang tinggi juga kurang cocok untuk model ini

Prototyping

Proses pada model prototyping yang digambarkan pada gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. User Requirements

Pada tahap ini developer dan klien bertemu dan menentukan tujuan umum, kebutuhan yang diketahui dan gambaran bagian-bagian yang akan dibutuhkan berikutnya. Detil kebutuhan mungkin tidak dibicarakan pada tahap ini,

b. Develop Prototype

Pada tahap ini dilakukan perancangan prototype sistem oleh developer, perancangan sistem dilakukan secara cepat dan rancangan diusahakan mewakili semua aspek software yang telah diketahui.

c. Revise Prototype

Pada tahap ini dilakukan evaluasi prototype sistem oleh klien. Apabila klien merasa prototype sistem yang telah dikembangkan sesuai dengan keinginannya maka prototype tersebut dapat digunakan, akan tetapi jika  prototype tersebut tidak sesuai, maka prototype tersebut akan dilakukan revisi dan digunakan sebagai acuan dalam memperjelas kebutuhan software dan kemudian dikembangkan prototype selanjutnya. Siklus ini (develop-revise prototype) akan terus berlangsung hingga didapatkan prototype sistem yang sesuai dengan kebutuhan klien atau user.

Gambaran Model Prototyping.

Berikut merupakan keunggulan dan kelemahan pada pengembangan software menggunakan metode prototyping.

Keunggulan:

  1. Meningkatnya komunikasi antara user dan developer
  2. Peningkatan peran aktif user didalam proses pengembangan
  3. Peningkatan efisiensi waktu
  4. Implementasi sistem menjadi lebih mudah karena user turut berperan aktif didalam proses pengembangan

Kelemahan:

  1. Kurangnya fitur keamanan dan kontrol pada prototype akhir sistem
  2. Sistem akan sulit terbentuk jika proses evaluasi pada siklus prototype tidak mendapatkan titik temu.
  3. Dapat menyebabkan dokumentasi akhir yang tidak lengkap
  4. Developer lebih sulit mengendalikan ekspektasi user

 

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Pengembangan sistem informasi sering disebut sebagai proses pengembangan sistem (System Development). Pengembangan sistem didefinisikan sebagai aktivitas untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer untuk menyelesaikan persoalan (problem) organisasi atau memanfaatkan kesempatan (opportunities) yang timbul

Metodologi pengembangan Sistem dipromosikan sebagai sarana untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian proses pengembangan perangkat lunak, penataan dan menyederhanakan proses, dan standarisasi proses pengembangan dan produk dengan menentukan kegiatan yang harus dilakukan dan teknik yang digunakan.

Prinsip-prinsip yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi yaitu:

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung, kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen. Pada waktu Anda mengembangkan sistem, maka prinsip ini harus selalu diingat.

2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.

Sistem informasi yang akan Anda kembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir.

Sistem yang dikembangkan ini merupakan investasi modal yang besar. Seperti halnya dengan investasi modal lainnya yang dilakukan oleh perusahaan, maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini:

a.  Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi.

b. Investasi yang terbaik harus bernilai.

3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang-orang yang terdidik.

Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya su     atu sistem, baik dalam proses pengembangannya, penerapannya, maupun dalam proses operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang terdidik tentang permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi yang mungkin dilakukan.

4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.
Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya. Pengalaman menunjukan bahwa tanpa adanya perencanaan dan koordinasi yang baik, maka proses pengembangan sistem tidak akan berhasil dengan memuaskan. Untuk maksud ini sebelum proses pengembangan sistem dilakukan, maka harus dibuat terlebih dahulu skedul kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan tugas-tugas pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga proses pengembangan sistem dapat dilakukan dan selesai dengan berhasil sesuai dengan waktu dan anggaran yang direncanakan.

5.  Proses pengembangan sistem tidak harus urut.

Prinsip ini kelihatannya bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidaklah sedemikian. Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4 menunjukkan langkah-langkah yang harus dilakukan secara bersama-sama. Ingatlah waktu adalah uang. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahapan yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak berarti bahwa semua output harus dirancang semuanya terlebih dahulu baru dapat melakukan perancangan file, tetapi dapat dilakukan secara serentak, yaitu sewaktu proses pengadaan hardware.

6. Jangan takut membatalkan proyek.

Umumnya hal ini merupakan pantangan untuk membatalkan suatu proyek yang sedang berjalan. Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang harus dievaluasi dengan cermat. Untuk kasus-kasus yang tertentu, dimana suatu proyek terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus dilakukan dengan tegas. Keraguan untuk terus melanjutkan proyek yang tidak layak lagi karena sudah terserapnya dana kedalam proyek ini hanya akan memubang dana yang sia-sia.

Sistem Informasi dibangun untuk mendukung proses yang berjalan dalam sebuah organisasi, dimana didalamnya tercakup antara lain: proses perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing) dan pengendalian (Controlling).

Pengembangan Sitem Informasi akan bermula dasi PSI (Perencanaan Sistem Informasi), Analisa, Perancangan hingga Implmentasi.  Sedangkan Pengembangan Sistem Software bermula dari Anlisa, Perencanaan hingga Implementasi.

Pengembangan sistem informasi memerlukan keterilbatan komponen – komponen dari sistem informasi, yaitu:

  1. Sumber daya manusia
  2. Perangkat keras (Hardware)
  3. Perangkat lunak (Software)
  4. Jaringan komunikasi (Communication network)
  5. Prosedur dan kebijakan (Policy and Procedures)

Baik berdasarkan segitiga Pembangunan Sistem Informasi, maupun komponen – komponen sistem informasi, maka pengembangan perangkat lunak, merupakan bagian dari pengembangan sistem informasi.  Oleh karena itu pengemgangan sistem perangkat lunak harus dalam koridor pengembangan sistem informasi, yang mana haru merujuk pada Perencanaan Sistem Informasi.

KESIMPULAN

Seperti yang telah dijelaskan, setiap metode pengembangan software memiliki keunggulan dan kelemahannya masing-masing, sehingga tidak ada metode pengembangan terbaik yang absolut, akan tetapi gambar berikut dapat dijadikan acuan bagi klien atau user untuk memilih metode pengembangan yang sesuai:

Gambar 5. System Development

Seperti yang terlihat pada gambar diatas, metode pengembangan prototyping cocok digunakan jika klien atau user lebih mementingkan kecepatan proses pengembangan dibandingkan dengan stabilitas sistem yang terbentuk, sementara jika klien menginginkan stabilitas sistem yang lebih baik maka metode SDLC lebih sesuai untuk digunakan.

Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa pengembangan software atau aplikasi perangkat lunak merupakan bagian dari pengembangan sistem informasi, sedangkan pengembangan sistem informasi merupakan pengembangan total terhadap seluruh komponen yang membentuk sistem informasi yang terduri dari komponen sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, sumberdaya data dan produk informasi.

Jul 06

Hello world!

Posted by on Jul 06 2010

Welcome to Student.mb.ipb.ac.id Blogs. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Url your blog Student.mb.ipb.ac.id Blogs

Skip to toolbar